Как подготовиться к приходу трудовой инспекции

Среди плановых проверок трудовой инспекции выделяют комплексные и тематические. Государственные инспекторы труда могут проводить внеплановые и плановые проверки в отношении любого работодателя в установленном законодательством порядке.

Проверка организации Государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Соответственно, работодателю необходимо ознакомиться с данными документами и иметь их на случай проверки. Более того, государственный инспектор труда может уведомлять, а может и не уведомлять о своем присутствии работодателя или его представителя.

Подразумевается, что трудовой инспектор может тайно проникнуть в трудовой коллектив и наблюдать за соблюдением работодателем нормативно установленных обязанностей.

Плановая ревизия проводится по инициативе ФИТ и не чаще одного раза в 2 года, в то время как внеплановая проверка связана с жалобами сотрудников или расследованием несчастного случая на производстве.

Порядок проведения внеплановых проверок, а также любых официальных ревизий, закреплен ст. 7 Закона № 134-ФЗ. Распоряжение о проведении проверки предъявляется инспектором руководителю организации, в которой запланировано контрольное мероприятие. Если эти требования не будут соблюдены, то работодатель имеет право отказать инспектору в проведении проверки в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 134-ФЗ.

Если в организацию пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении. Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным. Однако с документами, предъявляемыми трудовыми инспекторами работодателю в начале проверки, также не все однозначно в действующем законодательстве.

В силу п. 3 ст. 7 Закона № 134-ФЗ продолжительность контрольного мероприятия не может превышать одного, а в исключительных случаях — двух месяцев. Следует обратить внимание на вопросы проверки.

Какие документы понадобятся в ходе проверки трудовой инспекции

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников.

Внеплановые проверки

Трудовые договоры. В трудовом договоре следует обязательно прописать дни выплаты зарплаты, а также то, в каком месте ее будет получать работник (включая адрес нахождения кассы). Не принято в трудовом договоре употреблять термин «аванс», который используется на практике.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа.

Трудовые книжки. Продуктивно, даже просто описать то, что происходит в организации фактически. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.

У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск по основной работе. Персональные данные работника — информация, касающаяся конкретного работника и необходимая работодателю в связи с возникновением трудовых отношений. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа.

Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации — это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников.

Сроки уведомления работодателя о проверке ГИТ

Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкций под роспись. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.

В некоторых случаях сроки проверки трудовой инспекции могут быть продлены (на 15 часов — для малых и микропредприятий, на 20 часов — для остальных). Если трудовая инспекция не соблюдает установленные сроки, результаты проверки могут быть отменены.